Новости и аналитика Аналитические статьи Переводим работников на удаленный офис

Переводим работников на удаленный офис

На правах рекламы

А если завтра карантин: Переводим работников на удаленный офис
dan.grytsku.gmail.com / Depositphotos.com

Пандемия коронавируса вносит коррективы в многие области жизни, затронула она и трудовые отношения. Так, работодателям предписано дезинфицировать мебель и оргтехнику, обеззараживать воздух, а также по возможности заменить привычные совещания аудио- и видеоконференциями (постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 13 марта 2020 г. № 6 "О дополнительных мерах по снижению рисков распространения COVID-2019"). Кроме того, компаниям рекомендовано воздержаться от оформления командировок в Китай, а прибывшие из стран с высоким риском заражения работники обязаны взять больничный на две недели с целью самоизоляции (постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 2 марта 2020 г. № 5).

Еще более строгие меры борьбы с новым вирусом предприняли московские власти: столичные работодатели обязаны отстранять от работы сотрудников с признаками простуды, измерять всем приходящим работникам температуру, сообщать Роспотребнадзору о всех трудовых контактах работников, инфицированных коронавирусом, и т. д. (указ Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ, указ Мэра Москвы от 16 марта 2020 г. № 21-УМ).

Отдельные компании уже на этой неделе приняли решение организовать свою деятельность так, чтобы работникам не приходилось покидать квартиры.

Не исключено, что эта мера со временем затронет все российские организации и ИП, поэтому рекомендуем заранее вспомнить правила оформления дистанционных работников и продумать технические вопросы.

Организация удаленного офиса по сути является переводом на другую работу и по общему правилу требует либо соглашения сторон трудового договора, либо (если перевод происходит по инициативе работодателя) уведомления работника за два месяца (ст. 72, ст. 74 ТК РФ). Но есть и исключение, под которое попадает сложившаяся ситуация с коронавирусом: в случае эпидемий допускается перевод на работу, не обусловленную трудовым договором, по инициативе работодателя на срок до одного месяца. Алгоритм действий при этом таков:

  1. Издание приказа о переводе на дистанционный труд с указанием причин перевода, новых условий труда, а также даты начала и даты окончания работы вне офиса.
    В трудовую книжку сведения о временном переводе не вносятся (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора с работником также заключать не нужно, поскольку перевод фактически происходит без его согласия.
  2. Ознакомление работника с приказом под роспись.
  3. Внесение записи о временном переводе в личную карточку работника.
  4. Практическая организация дистанционной работы: обеспечение доступа работника к средствам коммуникации, телефонии, корпоративному почтовому серверу и т. п.

Если все правила перевода были соблюдены, работник не может отказаться от него или игнорировать попытки работодателя выйти на связь (п. 19 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").

По общему правилу сотрудник на удаленной работе самостоятельно решает, в какое время трудиться и отдыхать (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ), но в трудовом договоре могут быть установлены и иные правила — поэтому важно прописать этот вопрос. У работодателя сохраняется обязанность по учету рабочего времени, причем Роструд на портале Онлайнинспекция.рф разъяснил, что конкретный способ учета работодатель выбирает самостоятельно. К примеру, можно установить часы обязательных сеансов связи работника с работодателем, обязать работника использовать специальные программные продукты, которые фиксируют активность пользователя и позволяют определить, сколько времени он фактически уделил работе, и т. д. Роструд подчеркнул, что в табеле учета рабочего времени в рабочие дни следует прописывать явку (код "Я" или "01"), в выходные и праздники — отдых (код "В" или "26"), а количество отработанных часов указывать в соответствии с трудовым договором.

Параллельно с кадровым оформлением перевода работников на удаленную работу следует продумать и организационные вопросы. Специалисты облачного провайдера "Облакотека" разъясняют, что прежде всего необходимо определиться с потребностями работодателя. К примеру, инструмент "Виртуальный офис", который является полноценной альтернативой Office-365 от Microsoft и отвечает всем требованиям российского законодательства, обеспечивает решение командных задач. Сотрудники удаленного офиса смогут коллективно работать с документами, пользоваться корпоративной почтой, общаться с помощью средств онлайн-коммуникации — причем для каждого работника можно создать набор нужных именно ему инструментов благодаря гибкой системе тарификации.

Компаниям, которые намереваются оперативно перевести своих сотрудников на работу из дома для борьбы с распространением коронавируса, стоит обратить внимание на продукт "Антикарантин". Он позволяет в короткие сроки перенести офисную IT-инфраструктуру в неизменном виде и тем самым обеспечить доступность данных и создать удаленные рабочие места сотрудникам.

Так, работник будет видеть на домашнем компьютере свой привычный рабочий стол, который он использует в офисе, со всеми необходимыми программами (Office, браузеры и т. д.). Расположение и содержание папок с файлами также не изменится. Используя "Антикарантин", работодатель сможет продолжить выплату зарплаты, расчеты с контрагентами и перечисление обязательных платежей – ведь бухгалтеры получат возможность работать из дома с программой 1С.

Сохранится и привычная схема взаимодействия работников друг с другом и с клиентами: они смогут общаться по телефонным номерам организации и переписываться с использованием корпоративного адреса электронной почты.

Пользователям "Антикарантина" гарантированы высокий уровень доступности сервисов (SLA 99,9%), резервное копирование данных и их конфиденциальность, а также круглосуточная техническая поддержка.

Возможен и более адресный подход к нуждам компании. Так, еще одна удобная услуга – это доступ к узкопрофильному программному обеспечению, которое применяется только в конкретной организации, или ко всей инфраструктуре компании в целом и т. д. Благодаря индивидуальной работе с потребностями работодателей решается главная задача: каждый член команды сможет полноценно работать вне офиса, где бы он ни находился.

Важно подготовиться к удаленной работе сегодня, чтобы обеспечить функционирование бизнеса,  так как продление периода самоизоляции весьма вероятно на неопределённый срок  по окончании объявленной Президентом РФ Владимиром Путиным нерабочей недели (с 30 марта по 3 апреля), связанной с карантином.

В дальнейшем, при стабилизации обстановки в стране, всю IT-инфраструктуру можно будет вернуть в привычное месторасположение.

Сотрудники компании "Облакотека" отмечают, что почти все их собственные сотрудники работают удаленно, в том числе из других городов и стран, а 90% контрагентов компании переведены на электронный документооборот.

Документы по теме: